דמיינו את הראש שלנו כמו דפדפן שפתוחים בו אינספור טאבים, כאשר הטאבים מייצגים משימות שעלינו להשלים. המעבר בין הטאבים יכול לא רק לגזול זיכרון מהמחשב, אלא גם לרוקן את האנרגיות שלנו. מעבר לכך שמדובר בדילול משאבים חשובים עבורנו, הדילוג הזה גם גורם לכך שאת המשימות אנחנו לא מסיימות עד הסוף, חותכות מהן באמצע ולפעמים נוטשות לגמרי.

אם אתן מזדהות עם הפסקה הזו, סביר להניח שגם לכן קשה להתרכז לעתים במשימות חשובות ואתן לא לבד: דחיינות היא תכונה מאוד נפוצה בימינו והיא מתאפשרת כתוצאה מאינספור הסחות דעת. אלה יכולות להיות הסחות דעת אישיות, כמו סושיאל מדיה, נטפליקס, חטיפים, מטלות בית ולעתים אפילו הסחות דעת מקצועיות, כמו מענה למיילים.

לפני שהתיישבתי לכתוב את הפוסט הזה, אני מודה שהטאבים שלי היו פתוחים בכל הכוח. הנה עובדה שלא ידעתן לגבי: אני שונאת את הידיעה שממתינים לי כלים בכיור. הנה עובדה נוספת: אכלתי לא מזמן פסטה ויש לי כרגע כלים בכיור. יכולתי לדחות את מלאכת כתיבת הפוסט אחרי שאשטוף את הכלים, אבל במקום זאת החלטתי שאני מתחילה לכתוב אותו ולא קמה מהכסא עד שאסיים אותו. לכלים בכיור שלום.

The one touch method Social girlsזה מביא אותי לטכניקה שמסייעת להתרכז במשימות – The one touch method וזה בדיוק מה שהיא אומרת: ברגע שאתן ‘נוגעות’ במשימה, אתן לא עוברות הלאה לשום דבר אחר עד שאתן מסיימות אותה. נכון, אין כאן שום דבר מהפכני, אבל אני מוצאת שדווקא הפשטות הזו הופכת את העניין לכל כך גאוני. במקום להיטלטל בין אינספור טאבים פתוחים, אני מכריחה את עצמי לסגור את הטאבים למעט הטאב שמולו אני יושבת כעת עד שאסיים.

השיטה הזו אומרת שבמקום ליצור רשימה מפוארת עם אינספור משימות, מוטב לבחור כמה משימות קריטיות עבורנו, לפזר 3-5 מהן בכל יום בשבוע ולסדר אותן בהתאם לעדיפות. הנה, אפילו תוך כדי כתיבת השורה הזו עמדתי לשלוח יד לאינסטגרם כדי לבדוק כמה לייקים קיבלתי בשעה האחרונה ועצרתי את עצמי בכוח. אין מנוס מלהודות בכך: זה שריר שצריך לעבוד עליו.

אני רגילה לבצע כמה משימות במקביל אבל אני גם רגילה להביט בפנקס הרשימות שלי בסיומו של היום ולגלות לפחות משימה אחת שלא סיימתי. המצב הזה שכיח ומתרחש למרות שאני מגדירה את עצמי כטיפוס יעיל למדי וזה הכל בגלל אותם טאבים שמשתוללים אצלי בראש: לפעמים קורה שפוסט מסוים תופס קדימות על פני פוסט חשוב שאני יודעת שהוא בעל ערך גבוה יותר לקוראות שלי. מדוע זה קורה? כי באותו רגע מתחשק לי או נוח לי יותר לכתוב את הפוסט הזה על פני הפוסט האחר – הרי ידוע שאנחנו דוחות תמיד את המשימות שהכי פחות מתחשק לנו לבצע.

אלא שהמשימות המבאסות הן לאו דווקא תובעניות יותר מבחינת השקעת זמן ולכן אם נתייק אותן תחת ה-One touch method, אנחנו נסיים אותן הרבה יותר מהר מכפי שחשבנו. אילו הייתי שולחת יד לאינסטגרם כפי שרציתי, קיים סיכוי סביר שהייתי גוללת את הפיד שלי, בודקת מייל, קמה לבסוף לשטוף את הכלים ומיותר לציין שהפוסט היה נפגע מכך. ייתכן שהיה דרוש לי זמן רב יותר להשלים אותו וייתכן שאפילו היה נקטע לי חוט מחשבה חשוב שהייתי רוצה להעביר לכן כאן.

שיטת הפמודורו – שיטה נוספת שמסייעת בניהול זמנים

שיטה נוספת שמסייעת לנהל זמן ולהגביר יעילות, היא שיטת הפמודורו, העובדת על אינטרוולים של עבודה מרוכזת ומנוחה. מהות השיטה היא להקציב לעצמכן 25 דקות למשימה מסוימת בריכוז מלא. מדובר בפרק זמן לא ארוך מאוד וגם לא קצר מדי, אך כזה שמצריך מכן להתרכז בדיוק כמו ב-One touch method למשך 25 דקות. בסיום פרק הזמן הזה תקבלו חמש דקות הפסקה. השלמתן ארבעה פרקי פומדורו? ברכות! קיבלתן הפסקה ארוכה יותר.

השיטה הזו פותחה בסוף שנות ה-80′ והיא מבוססת על ההנחה שאפשר לעבוד על פרויקט מסוים במשך שעה, אבל לא באמת לעבוד עליו לעומק. כלומר אם אנחנו עובדות על פרויקט מסוים במשך שעה עם כל הטאבים המטאפוריים או הממשיים שפתוחים אצלנו בראש ובמחשב, אנחנו מקדישות מעט זמן למשימה באופן אפקטיבי. שיטת הפומדורו בעצם מנטרלת את הזמן הזה שמתבזבז כשאני בודקת מה חדש באינסטגרם של קיילי ג’נר וגורם לי לשבת על התחת שלי ובאמת לעבוד. למה פומדורו? מכיוון שממציא השיטה השתמש בטיימר בצורת עגבניה כדי לתזמן את ה-25 דקות שהוא הקציב לעצמו כל פעם. הארדקור.

אין לי שום נגיעה לעולם הכושר אז אנלוגיות מהתחום הן לא הצד החזק שלי, אבל אני מדמיינת לעצמי ששיטת הפמודורו היא המקבילה לשיטת האימון המחזורי. גם זו טכניקה שדורשת תרגול, מכיוון שעם הזמן לומדים אילו משימות לשלב ומתי, כמה הפסקה נכון לקחת, איך נכון ליישם את ההפסקות ואיך נכון לנטרל הסחות דעת. טיפ שבדרך כלל עובד במקרה של קושי להתרכז, הוא לסגור את תיבת המייל ולבדוק אותה בזמנים קבועים מראש. אם תבחנו את סדר היום שלכן תגלו שגם מיילים הרבה יותר קל לבדוק בכל רגע נתון על פני ביצוע משימות אחרות.

השיטה הזו גורמת לכן להבין כמה זמן ריכוז יש לכן במהלך היום וכמה זמן ריכוז דרוש לכן כדי להשלים משימות. יכול להיות שביצעתן משימה ברמת ריכוז נמוכה וסיימתן אותה תוך חמש דקות, ברפרוף  – אך בשיטת הפומדורו תגלו שאתן מצליחות להקדיש לה 25 דקות כשאתן יושבות אך ורק על זה. לעומת זאת, יכול להיות שמשימה שבדרך כלל נמרחת לכן במשך שעה כתוצאה מהסחות דעת, יכולה להידחס לתוך זמן פומדורו אחד בריכוז מירבי.

דרך נוספת להתמודד עם דחיינות היא להתחיל את היום בדבר החשוב ביותר שאתן צריכות לבצע ופשוט לצלול לתוכו. הרי ברגע שאנחנו מתחילות לכתוב טו דו ליסט, אנחנו כנראה נרשום בתוכה מטלות שאנחנו *רוצות* לעשות לעומת מטלות שאנחנו *צריכות* לעשות. אמנם השלמת המשימה הכי מבאסת כבר ביום ראשון בבוקר נשמעת כמו פרקטיקה מאוד קשוחה, אבל בפועל היא גם מסייעת לנווט את היום בצורה שונה לחלוטין, בידיעה שהחלק הכי קריטי כבר מאחורינו. לעבוד לפי רשימת מטלות שמסודרת לפי נוחות ורצון – תגרום לנו לסיים את היום ואת השבוע עם משימות חשובות שנותרו מאחור.

דבר נוסף שיכול לעזור הוא להגביל את עצמכן לרשימה של כמה מטלות ספורות – אך חשובות ואסטרטגיות. הרבה פעמים אני מוצאת את עצמי בונה רשימות מפוארות ובסיום היום, גם אם לא הספקתי מטלה אחת מתוכן – אני מתבאסת על עצמי. בטווח הארוך זו טכניקה שמורידה מוטיבציה ויכולה לייאש לגמרי.

טיפ חשוב לסיום הוא לגבש מסגרת עבודה שמותאמת לכן. אם אתן כותבות סמינר, יכול להיות ש-25 דקות זה פרק זמן קצר מדי עבורכן, לכן אולי שווה לכן להאריך את השיטה ל-45 דקות או אפילו 90 דקות של ריכוז טוטאלי ואז לקחת חצי שעה של הפסקה. כמו כן, אל תתייאשו אם בפעמים הראשונות אתן לא מצליחות ליישם את הטכניקות שהוזכרו בפוסט, זה עניין של תרגול ותמיד תהיה לנו התנגדות טבעית לבצע משימות שמבאסות אותנו. גם אם אנחנו “חוטאות” מדי פעם בביצוע משימות קלילות יותר קודם, חשוב שנהיה מודעות לכך שזה בוצע על חשבון משימות חשובות יותר ולנסות לשפר את זה להבא.

מה הטכניקה שמסייעת לכן להתרכז? מוזמנות לשתף בתגובות!